1789629 - Gewusst wie: Ausgleichen von offenen Verbindlichkeitspositionen mit offenen Forderungspositionen

In Ihrem SAP-Business-ByDesign-System haben Sie einen Geschäftspartner gepflegt, der sowohl die Kunden- als auch die Lieferantenrolle aufweist. Für diesen Geschäftspartner haben Sie eine Kundenrechnung und eine Lieferantenrechnung über den gleichen Betrag angelegt.

Nun möchten Sie beide Positionen miteinander ausgleichen.

• Wählen Sie im Work Center Forderungen die Sicht Kunden und hier die Untersicht Kundenkonten.
• Markieren Sie den relevanten Kunden, und wählen Sie Anzeigen. Greifen Sie auf der Registerkarte Forderungen aus Lieferungen und Leistungen auf das Unterregister Rechnungen/Zahlungen zu. Hier wird die offene Kundenrechnung angezeigt.
• Wählen Sie im Work Center Verbindlichkeiten die Sicht Lieferanten und hier die Untersicht Lieferantenkonten.
• Markieren Sie den entsprechenden Lieferanten, und wählen Sie Anzeigen. Greifen Sie auf der Registerkarte Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen auf das Unterregister Rechnungen/Zahlungen zu. Hier wird die offene Lieferantenrechnung mit einem Betrag angezeigt, der dem Betrag der Kundenrechnung im Kundenkonto (Registerkarte "Forderungen aus Lieferungen und Leistungen", Unterregister "Rechnungen/Zahlungen") entspricht.

Nun möchten Sie beide Posten miteinander ausgleichen.

Gegenwärtig ist es nicht möglich, offene Forderungspositionen direkt mit offenen Verbindlichkeitspositionen auszugleichen.

Ein Ausgleich kann jedoch unter Verwendung der folgenden Behelfslösung erfolgen: 

Legen Sie im Kundenkontomonitor eine neue Position der Art "Neue Verbindlichkeit" und im Lieferantenkontomonitor eine neue Position der Art "Neue Forderung" an, und nehmen Sie für diese einen Ausgleich mit der Kunden-/Lieferantenrechnung vor.

Gehen Sie zum Ausgleichen der Kundenrechnungen wie folgt vor:

1. Rufen Sie das Work Center Forderungen auf, wählen Sie die Sicht Kunden und dort die Untersicht Kundenkonten. Markieren Sie den relevanten Kunden, und wählen Sie Anzeigen. Greifen Sie auf der Registerkarte Forderungen aus Lieferungen und Leistungen auf das Unterregister Rechnungen/Zahlungen zu.  
2. Wählen Sie Neue sonstige Rechnung/Gutschrift.
3. Wählen Sie im Feld Rechnung/Gutschrift 2 Sonstige Gutschrift aus.
4. Geben Sie eine Belegbeschreibung ein, aus der der Grund für die weitere Verbindlichkeitsposition klar hervorgeht.
5. Wählen Sie ein Sachkonto, das Sie auch für die andere Forderungsposition verwenden können.
6. Geben Sie Nettobetrag, Steuerbetrag und Buchungsdatum wie in der Kundenrechnung ein.
7. Buchen Sie die neue Gutschriftsposition.
8. Aktualisieren Sie den Kundenkontomonitor. Nun wird hier eine neue Position mit der Belegart "Sonstige Verbindlichkeit" angezeigt.
9. Sie können die Kundenrechnung und die andere Verbindlichkeitsposition nun miteinander ausgleichen.

Gehen Sie im Anschluss daran gleichermaßen für die Lieferantenrechnung vor:

1. Rufen Sie das Work Center Verbindlichkeiten auf, wählen Sie die Sicht Lieferanten und dort die Untersicht Lieferantenkonten. Markieren Sie den relevanten Lieferanten, und wählen Sie Anzeigen. Greifen Sie auf der Registerkarte Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen auf das Unterregister Rechnungen/Zahlungen des Lieferantenkontomonitors zu.
2. Wählen Sie Neue sonstige Rechnung/Gutschrift.
3. Wählen Sie im Feld Rechnung/Gutschrift 2 Sonstige Gutschrift aus.
4. Geben Sie eine Belegbeschreibung ein, aus der der Grund für die weitere Forderungsposition klar hervorgeht.
5. Wählen Sie das gleiche Sachkonto aus, das Sie bereits für die andere Verbindlichkeitsposition verwendet haben.
6. Geben Sie Nettobetrag, Steuerbetrag und Buchungsdatum wie in der Lieferantenrechnung ein.
7. Buchen Sie die neue Gutschriftsposition.
8. Aktualisieren Sie den Lieferantenkontomonitor. Nun wird hier eine neue Position mit der Belegart "Sonstige Forderung" angezeigt.
9. Sie können die Lieferantenrechnung und die andere Forderungsposition nun miteinander ausgleichen.

Mit diesem Ansatz werden offene Positionen auf der Kunden- und Lieferantenseite des Kontos ausgeglichen. Das Anlegen neuer sonstiger Rechnungen/Gutschriften ("Sonstige Verbindlichkeit"/"Sonstige Forderung") hat die Erstellung von Buchungsbelegen zur Folge.

Daher sollte die Belegbeschreibung für diese Positionen auf dem Bild für die neue Rechnung/Gutschrift so gewählt werden, dass der Grund für das Anlegen dieser Positionen daraus klar ersichtlich wird. 

Die Salden beider Konten sind dann konsistent. Bei dieser Art des Ausgleichs werden beide Seiten nur dann ausgeglichen, wenn sowohl für das Kunden- als auch für das Lieferantenkonto eine neue Rechnungs-/Gutschriftsposition angelegt wird. 

Verwenden Sie für Rechnung/Gutschrift das gleiche Sachkonto.

Auch die Buchungsdaten von Rechnung/Gutschrift sollten mit den Daten der entsprechenden Rechnungspositionen übereinstimmen.

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